Se stai leggendo questo articolo negli ultimi giorni di luglio, probabilmente penserai che abbia scelto il momento peggiore per parlare di settembre.
Hai ragione.
Non voglio convincerti a controllare le email sotto l’ombrellone, né a sostituire uno spritz vista mare con una check-list di spedizione.
Le vacanze servono a staccare. E bisogna concedersele fino in fondo.
Però ti chiedo un piccolo esercizio.
Chiudi gli occhi per qualche secondo e immagina di essere già rientrato in ufficio.
È lunedì mattina.
Accendi il computer.
Le email iniziano ad arrivare una dopo l’altra.
“La spedizione per il Cannes Yachting Festival è confermata?”
“Abbiamo verificato la documentazione per il SIAL?”
“Il materiale destinato al METS è già pronto?”
“Chi ha prenotato le movimentazioni in fiera?”
Nel giro di pochi minuti settembre è già iniziato.
Ed è proprio in quel momento che mi torna sempre in mente una riflessione.
Ho la sensazione che chi lavora nel mondo delle fiere internazionali viva seguendo un calendario diverso da quello di tutti gli altri.
Per molti il nuovo anno comincia il 1° gennaio.
Per noi, invece, inizia a settembre.
È il momento in cui il calendario internazionale torna a riempirsi e il ritmo cambia improvvisamente.
Riparte la stagione nautica con il Cannes Yachting Festival e il Monaco Yacht Show. Arrivano appuntamenti come SIAL Paris, Anuga, METSTRADE, K Düsseldorf e, nei mesi successivi, il testimone passa a eventi come Arab Health, Spielwarenmesse, Interzoo, Vitafoods Europe e decine di altre manifestazioni che vedono protagoniste migliaia di aziende italiane.
Per molti espositori non rappresentano semplicemente delle fiere.
Sono mesi di investimenti, sviluppo commerciale, incontri con clienti, nuovi mercati e opportunità che spesso si preparano per un anno intero.
Ed è forse questo il primo aspetto che, dopo tanti anni, continuo a trovare affascinante.
Le fiere durano pochi giorni.
Ma iniziano molti mesi prima.
Il grande equivoco del mese di agosto
Ogni anno assisto alla stessa scena.
L’Italia rallenta.
Le produzioni si fermano.
Molti uffici chiudono.
I fornitori lavorano a ranghi ridotti.
È una pausa quasi culturale, prima ancora che organizzativa.
Poi basta guardare oltre i nostri confini per rendersi conto che il mondo continua a muoversi.
Le manifestazioni internazionali non vengono spostate perché in Italia è agosto.
Le prenotazioni delle movimentazioni continuano.
Le compagnie marittime e aeree seguono i loro programmi.
Le dogane mantengono le proprie procedure.
I quartieri fieristici iniziano già a preparare gli allestimenti dei grandi eventi autunnali.
Il calendario internazionale non aspetta il nostro rientro.
Ed è forse questa la differenza più grande che ho imparato osservando questo settore.
Le fiere hanno un loro tempo.
E bisogna imparare a seguirlo.
Settembre non crea i problemi. Li rende visibili.
Negli anni mi sono convinto di una cosa.
I problemi che sembrano nascere a settembre, quasi mai nascono davvero a settembre.
Settembre è semplicemente il momento in cui non c’è più margine.
La documentazione che doveva essere verificata.
L’imballo che andava ripensato.
Una spedizione pianificata troppo tardi.
Una procedura doganale sottovalutata.
Un servizio prenotato quando la disponibilità era ormai ridotta.
Tutte decisioni che, prese qualche settimana prima, avrebbero avuto molte più alternative.
Per questo oggi credo che il tempo sia la risorsa più preziosa nella logistica fieristica.
Non perché permetta di lavorare con più calma.
Ma perché permette di scegliere.
E quando hai la possibilità di scegliere, hai anche la possibilità di evitare molti problemi.
Il nostro lavoro non è spedire. È restituire tempo.
Quando qualcuno mi chiede di cosa si occupi davvero I-SPED, la risposta più semplice sarebbe dire “organizziamo spedizioni per fiere internazionali”.
È vero.
Ma non è tutta la verità.
Con gli anni ho capito che il nostro lavoro inizia molto prima della partenza di un camion o dell’imbarco di un container.
Inizia quando analizziamo insieme al cliente il progetto fieristico.
Quando valutiamo il Paese di destinazione.
Quando ragioniamo sulla documentazione.
Sugli imballi.
Sulle movimentazioni.
Sui tempi.
Sulle possibili criticità.
Inizia quando proviamo a immaginare i problemi prima che diventino problemi.
Perché il nostro obiettivo non è soltanto consegnare uno stand.
È permettere a chi espone di dedicare le proprie energie a ciò che conta davvero.
Preparare gli incontri.
Curare la presentazione dei prodotti.
Accogliere i clienti.
Fare business.
Se noi riusciamo a togliere preoccupazioni, stiamo già facendo una parte importante del nostro lavoro.
Le fiere insegnano una cosa che vale anche fuori dai padiglioni
Dopo oltre trent’anni passati tra aeroporti, porti, quartieri fieristici e padiglioni, c’è una lezione che continuo a portarmi dietro.
Le cose che funzionano meglio sono quasi sempre quelle che nessuno nota.
Uno stand perfettamente allestito.
Una merce arrivata in orario.
Un allestimento che procede senza imprevisti.
Sembrano eventi normali.
In realtà sono il risultato di decine di decisioni prese nel momento giusto.
Forse è proprio questo il significato della parola esperienza.
Non risolvere i problemi quando arrivano.
Fare in modo che molti di quei problemi non arrivino affatto.
Per questo ti auguro di goderti fino in fondo queste settimane d’estate.
Ma se posso lasciarti un pensiero da portare con te sotto l’ombrellone è questo.
Per chi vive il mondo delle fiere internazionali, il nuovo anno non inizia a gennaio.
Comincia a settembre.
E il modo migliore per affrontarlo è arrivarci con meno urgenze e più tempo per fare ciò che una fiera dovrebbe sempre permettere di fare: costruire relazioni, aprire mercati e creare nuove opportunità.
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